Une digitalisation ciblée pour gagner en efficience et pouvoir investir dans l’humain

PRÉSENTATION GÉNÉRALE

• Thématique : Transformation numérique et digitalisation des processus internes pour l’optimisation du suivi des bénéficiaires et de la gestion administrative d’un centre d’insertion socioprofessionnelle.

• Population cible : Environ 200 bénéficiaires directs en situation précaire par an.

• Zone d’intervention : Au siège de l’association à Jodoigne (Belgique) et principalement en Brabant Wallon et Région liégeoise (Belgique).

• Durée d’exécution : 17 mois (février 2026 – juin 2027).

RÉSUMÉ OPÉRATIONNEL

Le projet vise à faire évoluer l’organisation vers une gestion entièrement digitale et intégrée, en remplaçant des outils disparates par des solutions professionnelles afin de libérer ses formateurs et employés des tâches administratives chronophages.

L’enjeu est de sécuriser les activités de l’association (son agrément) et les parcours des stagiaires les plus fragiles tout en renforçant son impact social et environnemental grâce à une intelligence collective soutenue par le numérique.

CONTEXTE ET JUSTIFICATION

• Contexte : L’association évolue à la croisée des enjeux sociaux (précarité croissante) et environnementaux (transition agricole). Elle doit gérer des flux de données complexes, notamment de traçabilité pour le Fonds Social Européen, la facturation, la gestion RH, avec des outils devenus obsolètes et ou non connectés entre eux, ce qui génère une charge administrative importante dans une enveloppe de subsides toujours plus restreinte.

• Justification : La digitalisation est devenue un impératif pour pérenniser l’agrément CISP et répondre aux exigences de rapports d’activités des bailleurs de fonds.

La solution proposée est cohérente : elle rassemble l’outil robuste et fiable (Odoo) intégrant les personnes, les processus et les technologies afin d’assurer la solidité structurelle de l’organisation et des outils agiles (Canva, ChatGPT, Asana) pour la créativité et la coordination. Ce projet permet de passer d’une gestion « artisanale » à une gestion « professionnelle », garantissant que chaque heure de travail soit réorientée vers l’humain plutôt que vers la saisie de données.

BÉNÉFICIAIRES

– Bénéficiaires directs : les stagiaires CISP (100+/an), des personnes sans certificat d’humanité supérieure, en situation de grande précarité sociale, isolées ou sans logement stable, les stagiaires agricoles (20) en reconversion professionnelle (chômage ou incapacité longue durée) – le taux de mise ou remise à l’emploi atteint 70% – et des producteurs horticoles (75) en recherche d’expertise bio.

Bénéficiaires indirects : Le personnel (15-20 personnes) : les formateurs, coordinateurs et administratifs qui gagnent en confort de travail, les clients de l’EFT (Entreprise de Formation par le Travail) profitant d’une meilleure gestion des stocks et livraisons.

OBJECTIFS SPÉCIFIQUES DU PROJET

• Le projet intègre la mise en conformité stricte avec le RGPD et les protocoles de traçabilité imposés par la Région Wallonne (CISP 2025-2030).

• Moyens non-financiers : Partenariat technique avec la société NSI pour l’implémentation selon l’étude des besoins – Pilotage stratégique par le trésorier (Expert Project Manager) – Mobilisation des équipes internes: temps de formation dédié – Accompagnement au changement pour lever les freins culturels au numérique.

Contrôles : Mise en place d’une gouvernance numérique interne avec des comités de pilotage réguliers pour évaluer l’appropriation des outils et mesurer les gains d’efficience.

RÉSULTATS ATTENDUS, IMPACT ET PÉRENNISATION

• Résultats attendus : Centralisation totale de la gestion (comptabilité, RH, CRM), automatisation des rapports des stagiaires et professionnalisation de la communication visuelle. Le réseau de partenaires : 80-100 maitres de stage et les 30 Centre Publics d’Actions Sociales (CPAS) de la région bénéficient d’une information plus fluide.

• Impact global : Amélioration de la qualité de l’accompagnement social (plus de temps de face-à-face pédagogique), renforcement de la lisibilité de l’impact environnemental et réduction de l’empreinte papier de l’association.

• Pérennisation : La montée en compétences de l’équipe garantit une autonomie durable sur les outils déployés L’association sera en mesure de couvrir les frais de licences dès la deuxième année et de maintenance grâce aux économies d’échelle réalisées (voir brochure « projet de Digitalisation » en annexes).

AFFECTATION DES FONDS ET FINANCEMENT

• Coût total du projet (TVA incluse) : € 90 267 (pour une période de 5 ans incluant licences et maintenance).

• Solde à financer : € 63 187.

Montant de la demande à la Fondation NIF : € 34.792.

Raison de la demande d’aide : Ce montant correspond spécifiquement à la phase critique de l’an 1 : les frais d’implémentation technique des logiciels ainsi que leurs licences (55% du coût total). L’association ne peut supporter seule cet investissement nécessaire au saut technologique requis par ses bailleurs institutionnels. Durant cette même période, l’association doit mobiliser ses effectifs pour la mise en place de l’implémentation et les formations.